Bürgerbus digital!

Projektgesuch: Bürgerbus Digital – Digitale Lösung für den Bürgerbusbetrieb in Hessen 1. Hintergrund: Was ist der Bürgerbus in Hessen? Der Bürgerbus ist ein ehrenamtlich organisiertes Mobilitätsangebot im ländlichen Raum. Engagierte Bürgerinnen und Bürger übernehmen Fahrdienste für Menschen ohne eigenes Auto – insbesondere ältere oder mobilitätseingeschränkte Personen. Weitere Infos gibt’s hier: https://miteinander-in-hessen.de/projekte/buergerbus/ Die Fahrten mit dem Bürgerbus werden in der Regel telefonisch angemeldet. Die Organisation erfolgt über Disponentinnen und Disponenten, die eingehende Fahrwünsche koordinieren, Fahrer einteilen und die Route planen. Ein Bürgerbus fährt in der Regel an mindestens zwei Tagen pro Woche mit mehreren Stunden Fahrbetrieb. Je nach Initiative sind mehrere Fahrten pro Tag zu koordinieren. Jede Bürgerbus-Initiative hat i.d.R. nur ein Fahrzeug (nur wenige nutzen ein weiteres Fahrzeug). Die Initiativen bestehen durchschnittlich aus 10 ehrenamtlichen Fahrerinnen und Fahrern. Der organisatorische Aufwand liegt jedoch oft bei wenigen zentralen Personen. Der Bürgerbus ist Teil des Landesprogramms „Bürgerbus Hessen“ und fördert Mobilität und das Miteinander im ländlichen Raum. 2. Wer wir sind: Landesstiftung „Miteinander in Hessen“ Die Landesstiftung „Miteinander in Hessen“ begleitet und unterstützt im Auftrag des Landes das Bürgerbus-Programm als Landes-Servicestelle. Wir beraten Initiativen, unterstützen Gründungen, organisieren landesweite Vernetzung und fördern strukturelle Weiterentwicklung. Unser Ziel ist es, ehrenamtliche Strukturen zu stärken und nachhaltige Rahmenbedingungen zu schaffen. 3. Ausgangslage & Problemstellung Im Rahmen des Bürgerbus-Tages 2024 wurde in einem Digital-Workshop ein hoher Bedarf an einer digitalen Lösung für den Bürgerbusbetrieb deutlich. Zentrale Herausforderungen: • Kein einheitlicher Musterprozess für Organisation und Einsatzplanung • Jede Initiative arbeitet anders • Hoher Zeitverlust durch manuelle Excel-Tabellen und Kalender • Interne Kommunikation zwischen Disposition und Fahrerteam ist ineffizient • Große Unsicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten (DSGVO) Aktuell genutzte Mittel: • Telefon für Fahrgastanmeldungen (soll unbedingt erhalten bleiben) • Excel-Tabellen • Outlook- oder Google-Kalender • WhatsApp, Signal oder E-Mail für interne Kommunikation Wichtig: Die persönliche telefonische Kommunikation mit den Fahrgästen soll nicht ersetzt werden. Der direkte Kontakt ist ein zentraler Bestandteil des Bürgerbusgedankens. Das eigentliche Problem liegt in der internen Organisation und Koordination. 4. Typischer Arbeitsablauf eines Disponenten Ein Disponent: • nimmt i.d.R. telefonisch Fahranfragen entgegen • prüft Fahrer- und Fahrzeugverfügbarkeit • trägt Fahrten manuell in Tabellen oder Kalender ein • informiert Fahrer über ihre Einsätze • reagiert auf kurzfristige Änderungen • organisiert Vertretungen bei Ausfällen Regelmäßige Fahrgäste werden oft manuell als Stammdaten geführt und bei jeder Fahrt erneut in den Kalender kopiert. Änderungen müssen aktuell individuell kommuniziert werden. Push- oder automatische Benachrichtigungen existieren nicht. Dieser Prozess ist zeitintensiv, fehleranfällig und stark personenabhängig. 5. Ziel des Projekts Entwicklung einer landesweit einsetzbaren digitalen Lösung zur internen Organisation des Bürgerbusbetriebs. Das Tool soll: • Prozesse vereinheitlichen • Disponentinnen und Disponenten deutlich entlasten • Einsatzplanung automatisieren • DSGVO-konforme Datenhaltung ermöglichen • interne Kommunikation strukturieren und vereinfachen • langfristig skalierbar sein Hinweis: es gibt bereits digitale Lösungen auf dem Markt, wie z.B. - Agentur Landmobil: https://www.buergerbus-digital.de/, - S.RufMobil: https://www.zukunftsnetzwerk-oepnv.de/fachwissen/gemeinschaftsverkehre/srufmobil 6. Funktionsanforderungen (All-in-Lösung) a) Datenbank für Fahrgäste (extern) • Speicherung von Stammdaten (Name, Telefonnummer, ggf. regelmäßige Ziele) • DSGVO-konforme Datenhaltung • Wiederverwendbare Datensätze für regelmäßige Kunden • Erfassung telefonischer Mitfahranfragen • einfache Datenübernahme in den Kalender Kundendaten sind personenbezogene Daten und müssen mit klaren Zugriffskonzepten geschützt werden. b) Interne Fahrer-Datenbank • Fahrerprofile • Verfügbarkeiten / Einsatzzeiten • Zuordnung zu Fahrten • Rollen- und Berechtigungskonzept Fahrer sollen nur für sie relevante Informationen einsehen können. c) Fahrzeugdaten • Busdaten • Zuordnung von Fahrzeugen zu Fahrten (i.d.R. gibt es nur einen Bus pro Initiative) • Konfliktprüfung bei Doppelbelegung Vermietung des Fahrzeugs: Fast alle Bürgerbusse werden an Vereine vermietet, die den Bus dann z.B. als Gefährt zum Wettkampf benutzen (i.d.R. kostenlos, nur Aufwandsentschädigung). Die Vermietung muss über das System auch abgedeckt sein. d) Zentrale Kalenderlösung (Kernfunktion) Das Herzstück des Systems. • Zusammenführung von Fahrgast-, Fahrer- und Fahrzeugdaten • Farbliche Kennzeichnung (z.B. Fahrer, Vermietung an Vereine, Werkstatttermin, etc.) Eine einheitliche, DSGVO-konforme, praxistaugliche digitale Lösung, die die interne Organisation des Bürgerbusbetriebs vereinfacht, Ehrenamtliche entlastet und landesweit einsetzbar ist. e) Benachrichtigungssystem • Push-Benachrichtigungen bei neuen Einsatzplänen • Hinweise bei Änderungen • Information bei Ausfällen oder Vertretungen f) Statistik- und Reportingfunktion (optional, aber wünschenswert) • Anzahl der Fahrten • Einsätze pro Fahrer • einfache Auswertungen für interne Steuerung (Kilometer, Betriebstage, etc) • Unterstützung bei Nachweispflichten 7. Technische Rahmenbedingungen • Open-Source-Ansatz • vollständige Datenbanklösung • automatisierte Planerstellung • DSGVO-konform • Klare Rollen- und Zugriffskonzepte • Einfache, intuitive Bedienbarkeit • Niedrigschwellige Nutzung (Ehrenamt, teilweise geringe Digitalaffinität, Engagierte sind 50+) • Keine komplexe IT-Infrastruktur erforderlich • Skalierbar für mehrere Initiativen 8. Zielgruppe • Disponentinnen und Disponenten i.d.R. 50+ • Ehrenamtliche Fahrerinnen und Fahrer i.d.R. Seniorenalter • Bürgerbus-Initiativen in ländlichen Regionen (entweder kommunal- oder vereinsgebunden) Das Tool muss robust, einfach und praxisnah sein – kein komplexes Unternehmenssystem, sondern eine echte Unterstützung für ehrenamtliche Strukturen. 9. Projektziel in einem Satz Eine einheitliche, DSGVO-konforme, praxistaugliche digitale Lösung, die die interne Organisation des Bürgerbusbetriebs vereinfacht, Ehrenamtliche entlastet und landesweit einsetzbar ist.

Mit diesem Tool können wir den Bürgerbussen in Hessen – und perspektivisch darüber hinaus – eine lang ersehnte digitale Lösung zur Vereinfachung und Professionalisierung des Fahrbetriebs und der internen Koordination bieten. Das Tool wird die Initiativen spürbar im organisatorischen Alltag entlasten und mehr Freiraum schaffen für das, was sie eigentlich antreibt: die Stärkung der Mobilität im ländlichen Raum und die Sicherung gesellschaftlicher Teilhabe für ältere und nicht mobile Menschen.